De l’intérêt de la cotation multiple en archivistique

@martinsilenus (20 août 2016)

@martinsilenus (20 août 2016)

Remarque introductive : conformément à la règle établie dans ce carnet, le terme « archiviste » sera entendu, par convention, au féminin.

L’archivistique a depuis vingt ans rattrapé un énorme retard vis-à-vis des techniques de gestion utilisées dans les domaines apparentés comme la bibliothéconomie. Reste toutefois encore de nombreux chantiers à finaliser. L’un de ceux-ci est la cotation, jusqu’à présent peu abordée par la littérature spécialisée francophone.

Nous proposons donc ici, toujours dans l’optique du programme de recherche de notre carnet, quelques pistes pour sortir de ce no man’s land intellectuel en nous appuyant sur notre expérience pratique et les solutions que nous avons forgées au contact du terrain dans les cadre du Service intercommunal d’archivage (SIAr) dans le canton suisse de Neuchâtel.

En nous penchant sur la cotation en archivistique, nous avons identifié trois fonctions portées par celle-ci : celle d’individualisation, celle de contextualisation et enfin celle topographique. L’existence de ces trois fonctions était jusqu’ici, à notre connaissance, peu théorisée. L’une des raisons à cela, source de nombreux problèmes nous y reviendrons, est l’utilisation d’une seule cote pour remplir ces trois fonctions dans la pratique.

Afin de sortir de cette situation, nous plaidons pour l’utilisation d’au moins trois cotes distinctes, une par fonction. En les autonomisant les unes par rapport aux autres, nous gagnons en précisions et en marge de manœuvre et exploitons dès lors pleinement le potentiel de chacune. Nous terminerons notre article en évoquant la perspective d’utiliser également une cotation pour rendre visibles les fonctions de l’organisme producteur des archives telles que les présente la norme internationale pour la description des fonctions (ISDF).

Il est important de préciser que peu des points ici présentés sont totalement nouveau pour les archivistes. Toutefois un réel effort d’imagination est nécessaire face aux solutions proposées, car leur mise en œuvre ne trouve pas, à ce jour, de réponse satisfaisante dans les outils de travail logiciels disponibles sur le marché. Le présent article a donc aussi une dimension théorique et prospective dans l’espoir de trouver des applications concrètes dans l’avenir.

Définitions

Au vu de la multiplicité et de la polysémie des termes archivistiques se référant au processus de cotation1 , il peut paraître important de préciser les éléments dont nous allons parler ici.

Nous traiterons dans cet article de la cotation dans le cadre de la gestion d’archives dites définitives. Nous proposons les définitions suivantes :

la cotation
l’attribution d’une ou plusieurs cotes à une unité décrite
une cote
un ou des codes constitués de symboles (lettres, chiffres, signes) attachés à une unité décrite

Si nous avons choisi de forger de nouvelles définitions pour ces termes, c’est que celles existantes soit se référaient d’une façon ou d’une autre au concept d’article, soit restreignaient la cotation à ses fonctions de classement ou de rangement alors que nous souhaitons justement en offrir une approche plus riche. Si le concept d’article notamment pose problème, c’est que dans le contexte français et québecois ce terme a été très chargé de significations, ce qui aurait pu perturber la compréhension de notre propos2 .

Par ailleurs, il semble important de rappeler que tout système de cotation utilisé dans le traitement d’archives doit, en toute logique, se mettre au service des principes et des normes propres à la profession. En ce sens, nous rappelons que, comme le précise Louise Gagnon-Arguin, « il existe en archivistique trois principes qui constituent le fondement de la discipline. Il s’agit du principe de territorialité, du principe de respect des fonds ou principe de provenance et de l’approche des trois âges. […] ils constituent la base même de l’archivistique moderne »3 .

Problématique

Notre article part de trois constats :

  • La cotation reste l’une des activités centrales, voire principales, dans le travail quotidien des archivistes ;
  • L’apprentissage des systèmes de cotation ne peut s’appuyer sur aucune standardisation professionnelle internationale. Les règles, si elles existent, sont le plus souvent propres à chaque contexte national, régional voire le plus souvent institutionnel4 ;
  • L’usage courant voit l’attribution d’une seule cote pour établir à la fois l’inscription au sein du contexte de production (autrement dit la provenance), l’identification de l’unité décrite et sa localisation physique dans le dépôt d’archives.

La problématique qui découle, selon nous, de ces trois constats est la suivante: l’absence d’optimisation du système de cotation induit une perte de temps qui peut être considérable et, plus grave, elle entrave l’analyse des fonds et une bonne application des principes archivistiques (en particulier celui de provenance). Nous détaillerons ces dysfonctionnements par la suite.

Pour s’affranchir de cet état de fait, nous avons petit à petit formalisé un système souple de règles de cotation, que nous avons appelé « cotation multiple » et nous souhaitons à présent le soumettre à l’examen de nos collègues au travers de cet article.

La cotation

La cotation d’une unité décrite en archivistique doit permettre de répondre à trois questions bien distinctes : De quelle unité archivistique s’agit-il ? De quel contexte provient-elle ? Où est-elle ? Ce qui correspond à trois fonctions : celle d’individualisation, celle de contextualisation et celle topographique.

Alors que dans la pratique, les archivistes n’utilisent habituellement qu’une cote, parfois deux, pour répondre à ces questions, nous proposons d’en utiliser au moins trois, une par fonction, ce qui permet de distinguer les trois questions initiales, chaque cote répondant uniquement à une fonction mais le faisant avec précision.

Nous allons maintenant présenter chacune des fonctions et les modèles possibles de leur formalisation dans des cotations distinctes. C’est, comme nous le verrons, l’utilisation simultanée et conjointe des trois cotes qui permet d’en tirer tout le potentiel.

Les fonctions

Les fonctions évoquées ici ne doivent pas être confondues avec celles décrites dans la normes ISDF. Nous ne retenons ici que la signification utilitaire du terme.

La fonction d’individualisation

La fonction que nous proposons d’appeler « d’individualisation » doit répondre à la question suivante : parmi l’ensemble des unités décrites dans le monde, de laquelle s’agit-il ? C’est une fonction simple, et classique en informatique : l’identification permanente. C’est celle qui doit permettre aux chercheurs de citer les sources qu’ils utilisent et aux utilisateurs de retrouver celles-ci.

C’est précisément, selon notre analyse, la fonction à laquelle fait allusion le champs Références de la zone d’identification de la norme générale et internationale de description archivistique (ISAD(G))5 . La norme précise en effet que son objectif est le suivant : Identifier de manière unique l’unité de description et établir un lien avec la description qui la représente. Ce champs permet donc d’individualiser l’unité décrite en utilisant pour cela des codes. Ces codes, inscrits matériellement sur l’unité à décrire et dans l’instrument de recherche, doivent garantir de toujours pouvoir faire le lien entre les deux.

La fonction de contextualisation

La fonction que nous proposons d’appeler « de contextualisation » est la plus revendiquée des cotations en archivistique mais paradoxalement peut-être la plus compliquée à maîtriser pour les archivistes. Elle sert à répondre à la question : dans quel contexte s’insère l’unité décrite ? Il s’agit-là d’une fonction essentielle puisqu’un document d’archives ne peut être intelligible qu’en référence au contexte dans lequel il s’inscrit.

Selon notre analyse, la fonction a pour but d’identifier deux contextes :

  • le contexte du fonds d’archives vis-à-vis des autres fonds conservés dans le dépôt ;
  • le contexte de l’unité décrite vis-à-vis des autre unités comprises dans ce fonds.

On peut se demander en quoi le premier contexte apporterait une information sur l’unité décrite en elle-même ? Nous pensons que l’explicitation de l’histoire institutionnelle est une part essentielle de l’intelligibilité du contenu du fonds d’archives qui peut être apportée aux personnes qui le consultent.

La fonction topographique

La fonction topographique de la cotation est celle qui permet de localiser les unités décrites dans les dépôts ou les magasins où sont stockées les archives. Il s’agit d’une fonction logistique qui n’est pas citée par la norme de description ISAD(G).

La cote fusionnée

Selon l’usage le plus répandu, les trois fonctions que nous avons identifiées sont fusionnées dans une seule et même cote. C’est alors la fonction de contextualisation qui est dominante et qui est étendue pour l’occasion jusqu’à la numérotation des dossiers ou des pièces pour leur individualisation.

Exemple :

Producteur : Commune de Cortaillod
Cote fusionnée : A#4.1.2/23
Intitulé : Séance du Conseil communal du 13 janvier 2015
Niveau : dossier
Dates : 2015
Importance matérielle : 0.02 mètre linéaire

Dans cette exemple, la cote fusionnée renvoie au quatrième fonds (#4) du groupe de fonds concernant les archives administrative (A) conservées par cette commune. La fin de la cote (1.2/23) renvoie premier sous-fonds (1) et au sien de ce dernier à la deuxième série (2). Finalement le dossier est le vingt-troisième de la série (23).

Il s’agit là d’une problème d’explicitation du travail de l’archiviste sur lequel nous reviendrons.

Du point de vue de l’individualisation, la cote fusionnée, telle que présentée dans l’exemple ci‑dessus, présente deux défauts majeurs :

  • l’individualisation n’est pas assurée par la cote fusionnée seule. Il faut lui ajouter une mention du dépôt d’archives auquel elle appartient pour être sûr que la référence soit unique.
  • l’individualisation de l’unité n’est possible que par l’ajout d’un code aux informations de contextualisation. Dans l’exemple présenté plus haut il s’agit du numéro vingt-trois. Que ce numéro fasse référence à un ordre chronologique ou thématique nous ne pouvons pas en juger avec ces seules informations. C’est ce manque de visibilité de l’intervention de l’archiviste qui est ici discutable. En effet, dans la pratique, la numérotation individuelle des unités versées aux archives définitives est le plus souvent inexistante : elle est le fait de l’archiviste. Si l’intervention de ce dernier n’est pas clairement explicitée à ce niveau‑là, le risque est grand de brouiller l’intelligibilité du fonds dans son organisation originale. Et la fonction d’individualisation ne se distinguant pas de celle de contextualisation, elle est alors naturalisée.

Du point de vue de la contextualisation, l’utilisation de la cote fusionnée n’est pas adaptée non plus car elle fige un contexte qui peut être amené à évoluer en cours de travail. En effet, les principaux systèmes de codification que renferme la contextualisation, c’est-à-dire le cadre et les plans de classement, dans l’acception large que nous lui avons donnée, disposent d’un rythme propre et sont soumis, inéluctablement (même si les archivistes ont de la peine à le reconnaître) à des révisions importantes et régulières. En l’absence de cote de discrimination indépendante, ces révisions, ainsi que toute modification du plan ou du cadre de classement, entraînent des modifications constantes desdites cotes. Ce qui est à la fois coûteux en temps, si on pense au remplacement des cotes inscrites sur les unités physiques, et prêtant à confusion si les unités ont déjà été citées dans des recherches.

Du point de vue topographique, d’autres problèmes se posent encore : la non différenciation des formats entraîne des pertes conséquentes de place ou la multiplication des fantômes. Et l’absence d’indication de priorité empêche l’élaboration d’un plan catastrophe efficient. Nous y reviendrons.

En conséquence, il apparaît de façon évidente lorsque les faits sont ainsi mis en lumière, que le choix de cette cote fusionnée expose les archivistes à des conflits et à des embûches. Tel que construit sur ces bases, dès la première unité décrite, le système général de cotation ne peut plus être mis à jour sans nécessiter des efforts extraordinaires et le plus souvent insurmontables. Nous pensons voir dans ces problèmes en cascade une des raisons de la grande réticence au sein de la profession à mettre en discussion la cotation. On toucherait là à un point sensible, à une boîte de pandore qu’on préfère tenir fermée. Cette cote fusionnée est donc, à notre sens, à revoir.

Les cotes autonomisées

Notre proposition serait de sortir de l’utilisation d’une cote fusionnée pour exprimer les trois fonctions et de privilégier l’utilisation de trois cotes distinctes pour chacune d’elles. Nous donnons ici la formalisation que ces cotes pourraient avoir.

La cote d’individualisation

Pragmatiquement, pour être efficiente et substantielle, une cote d’individualisation doit se baser sur deux principes :

  • l’identification de l’institution de conservation en elle-même parmi d’autres institutions.
  • une numérotation continue de type numerus currens.

Exemple :

[numéro d’identification de l’institution de conservation].[numérotation continue]

Or l’identification de l’institution de conservation est dans la pratique archivistique peu considérée et le plus souvent mal signifiée, ou de façon périphérique, dans les instruments de recherche. On la trouve par exemple dans les éléments englobants, comme l’éditeur de l’instrument de recherche, ou simplement signifiée dans les cotes par un acronyme ne répondant à aucune norme internationale.

Ainsi en choisissant d’ajouter un code d’identification international pour l’institution de conservation à un code de numérotation continue des unités décrites, on obtient directement et facilement une véritable cote d’identification pérenne pour les unités décrites. Ce qui est une nécessité pressante à l’heure de la mise en réseau et des mises en ligne de masse.

Pour sa formalisation, bien des modèles peuvent être choisis. La simplicité doit être le critère décisif. Notre proposition est d’utiliser une combinaison entre le numéro ISIL6 et un numerus currens enrichi.

Exemple :

[ISIL]/[numerus currens enrichi]

Nous préconisons ici d’opter pour un numerus currens enrichi, c’est-à-dire ne se résumant pas à un seul nombre7 mais associé à une sémantique minimale. Cela en augmente la solidité dans le temps puisqu’il s’agit de la seule métadonnée associée directement à l’unité décrite. Là aussi, une infinité de possibilités existe.

Nous avons testé principalement les deux suivantes :

  • un code pour signifier le fonds, par exemple sma.230498 pour l’unité décrite numéro 230498 de la société municipal d’aviron (sma) ;
  • un code permettant de retracer facilement le versement, par exemple v.2014.230498 pour l’unité décrite numéro 230498 versée en 2014.

Dans la seconde option on obtient une cote d’individualisation qui s’affranchit du fonds pour ne se référer qu’à l’institution de conservation.

Exemple :

Producteur : Commune de Cortaillod
Cote de contextualisation : A#4.1.2
Cote d’individuation : CH-001675-6/v.2014.230498
Intitulé : Séance du Conseil communal du 13 janvier 2015
Niveau : dossier
Dates : 2015
Importance matérielle : 0.02 mètre linéaire

Le numéro ISIL de la commune en question étant le CH-001675-638 .

Le choix de formaliser cette cote d’individualisation de cette façon a un avantage décisif pour le travail de l’archiviste : elle permet de distinguer l’unité décrite de son contexte de production et de ses contraintes de rangement. Le bénéfice tiré de cette distinction est que la formalisation du plan de classement (à savoir les efforts d’explicitation de l’organisation interne au fonds décrit, donc du contexte de provenance des unités décrites) et celle de rangement peuvent être dissociée de l’avancée de la description des unités.

Cela peut paraître déconcertant à priori mais cela s’impose comme une simplification majeure dans la pratique où de grandes séries de dossiers peuvent être décrites et reconditionnées sans attendre que la compréhension du fonds soit complète, sachant que celle-ci ne peut intervenir qu’à la fin du traitement des unités. Sans introduire cette distinction, comme on l’a vu plus haut, on prend le risque de devoir procéder à des réécritures constantes des cotes, ou à l’inverse à devoir se conformer au plan de classement pré-établi par l’archiviste au départ sans possibilité de modification, ce qui conduit parfois à trahir l’organisation propre du fonds (et donc le principe de respect du fonds) qui ne se révèle qu’en cours de traitement.

Selon notre expérience, la cote d’individualisation est la seule cote qu’il est nécessaire de voir figurer matériellement sur l’unité décrite (ou dans son intitulé si elle est sous forme numérique). On voit bien ici qu’il existe une convergence entre le monde du papier et les exigences de l’archivage des dossiers numériques.

La cote de contextualisation

En libérant la cote de contextualisation de sa fonction d’individualisation et de sa fonction topographique, on se permet de la repenser librement. Ce travail reste largement à effectuer. Nous n’en donnons ici que quelques prémisses.

Exemple :

Producteur : Commune de Cortaillod
Cote de contextualisation : A#4.1.2
Cote d’individuation : CH-001675-6/v.2014.230498
Intitulé : Séance du Conseil communal du 13 janvier 2015
Niveau : dossier
Dates : 2015
Importance matérielle : 0.02 mètre linéaire

Le premier contexte que la cote s’attache à identifier est le fonds auquel appartient l’unité parmi ceux conservés par l’institution de conservation. Cette partie de la cote relève donc du cadre de classement des fonds9 et comprend le code d’identification attribué au fonds traité lui‑même. Il s’agit du code A#4 dans notre exemple qui renvoie, comme déjà précisé plus haut, au quatrième fonds (#4) du groupe de fonds concernant les archives administrative (A) conservées par cette commune.

Le second contexte est celui de l’organisation interne du fonds lui-même. Il est exprimé dans le plan de classement du fonds10. C’est au travers de ce dernier qu’on doit trouver exprimé le principe du respect du fonds (autrement appelé, principe de provenance). Formellement cette cote de contextualisation s’arrêterait donc, par exemple, à la série de dossiers. Elle laisserait de côté la numérotation des unités en elle-même qui est prise en charge par la cote d’individualisation. Il s’agit du code 1.2 de notre exemple qui renvoie au premier sous-fonds (1) concernant les Organes de direction et le seconde série (2) concernant le Conseil communal.

La cote topographique

L’usage d’une cote topographique est de plus en plus répandu – et proposé par les systèmes informatiques de gestion d’archives – mais nous sommes frappés par le fait que son potentiel est souvent sous-exploité. Or, le plein emploi des fonctionnalités offertes par un système de cotation topographique indépendant est un outil permettant de gagner un temps précieux et d’améliorer la qualité du travail.

La cote topographique est habituellement composée de deux champs : l’identifiant du contenant et celui du lieu où est déposé ce contenant. Par exemple :

Tube 12 / cellule 4312

Toutefois, il faut relever que si son utilisation est répandue, elle n’est pas utilisée de façon intensive. En effet, la plupart des institutions continuent à classer leurs archives selon une cote fusionnée. La cote topographique est alors utilisée uniquement pour les documents de formats spéciaux et qui sont stockés dans d’autres parties d’un dépôt. Cette cote topographique sera alors indiquée uniquement sur le fantôme signalant leur absence.

Nos propositions concernant la cote topographique sont les suivantes :

  1. systématiser l’utilisation de la cote topographique pour l’ensemble des unités décrites. On dissocie ainsi clairement le classement intellectuel des unités (cote de contextualisation), leur individualisation (cote d’individualisation) de leur rangement dans les dépôts (cote topographique) ;
  2. recourir à l’utilisation d’une cotation du contenant composée ici aussi d’un numerus currens enrichi. Il s’agit d’offrir d’une part, une meilleure durabilité dans le temps et d’autre part d’en tirer parti pour établir des plans catastrophe. exemple : [code signifiant]-[code :numerus currens].

Exemple :

Producteur : Commune de Cortaillod
Cote de contextualisation : A#4.1.2
Cote d’individuation : CH-001675-6/v.2014.230498
Cote topographique : AB-002
Intitulé :  Séance du Conseil communal du 13 janvier 2015
Niveau : dossier
Dates : 2015
Importance matérielle : 0.02 mètre linéaire

Concernant le code signifiant, nous avons choisi de l’exploiter pour améliorer notre conservation préventive. Notre code se compose donc de deux lettres, la première indiquant la valeur patrimoniale au sens large pour l’institution des unités décrites (comprise dans l’optique d’un plan catastrophe) et la seconde le format de celles-ci.

Les critères permettant d’évaluer la valeur des archives, en particulier de celles qui devraient être mises à l’abri en priorité en cas de sinistre, varient d’un contexte à l’autre. Pour notre part, dans le cadre des archives communales, nous avons regroupé sous le code A (signifiant une haute valeur) principalement les actes anciens et les séries décisionnelles (procès-verbaux, arrêtés, etc.) et celles résumant les comptes. Il s’agit de garantir à la commune, si seules ces unités devaient être sauvées, qu’elle puisse reconstituer l’essentiel de son histoire et de son parcours administratif et assurer ses droits et devoirs.

Pour donner un exemple, cela pourrait donner la matrice suivante :

Exemple de table de codes topographiques
A (haute valeur) B (faible valeur) C (valeur nulle) X (contaminé)
A (Folio) AA BA CA XA
B (A4) AB BB CB XB
C (Journal) AC BC CC XC
HF (Hors Format) AHF BHF CHF XHF
R (Registre) AR BR CR XR
T (Tube) AT BT CT XT
AV (Audiovisuel) AAV BAV CAV XAV
PHO (Photographie) APHO BPHO CPHO XPHO
X (Objet) AX BX CX XX

Vers une cotation liées aux fonctions

Nous aimerions finir en évoquant l’utilisation à venir d’une quatrième cote pour chaque unité décrite. Il s’agit de celle relative aux fonctions telles que mises en valeur par la norme ISDF11 . La cotation multiple offre la possibilité d’ajouter une cote qui se référerait à un plan de classement fonctionnel commun aux différents fonds12 , ce qui permettrait d’être conforme à ISAD(G)13 par un plan de classement en fonction de la provenance et à ISDF par un autre selon les fonctions. Les utilisateurs, principalement institutionnels dans notre contexte de travail, souvent désorientés par l’organisation en fonction de la provenance, pourraient disposer là d’un accès facilité par fonction.

Exemple :

Producteur : Commune de Cortaillod
Cote de contextualisation : A#4.1.2
Cote d’individuation : CH-001675-6/v.2014.230498
Cote topographique : AB-002
Cote liée aux fonctions : ICAF.47.1.2
Intitulé :  Séance du Conseil communal du 13 janvier 2015
Niveau : dossier
Dates : 2015
Importance matérielle : 0.02 mètre linéaire

En prenant l’exemple proposé, on pourrait dire que les différents dossiers concernant les séances du Conseil communal, répartis entre les différents fonds par les aléas des changements d’organisation interne, seraient tous accessibles au travers de la cote liée à la fonction, à savoir ici celle de direction qui selon le schéma ICAF.47 établi par le Conseil international des archives serait celle 1.2.

Conclusion

En résumé, nous plaidons donc pour une multiplication des cotes utilisées en archivistique. Nous aimerions proposer de dissocier :

  • la cote d’individualisation, qui trouverait sa place dans le champs Références de la norme ISAD(G) ;
  • la cote de contextualisation et celle liée aux fonctions, qui trouveraient leur place, par exemple, dans le champs Histoire administrative de cette même norme ;
  • la cote topographique visant le rangement et qui serait gérée dans une partie d’administration distincte.

La transposition de ces propositions en balises XML-EAD reste encore à développer.

Comme le présente le programme de recherche de ce carnet, la profession d’archiviste fait face à de multiples défis et elle se doit de disposer de techniques innovantes pour être à même de relever ceux-ci. Nous avons l’espoir que notre proposition de cotation multidimensionnelle en fait partie. Nous sommes certains que nous rejoignons, en choisissant celle-ci, bien des solutions forgées par nos collègues. Nous espérons vivement que cet article suscitera la discussion et nous permettra de connaître d’autres expériences. Nous nous réjouissons déjà de pouvoir confronter nos propositions à celles-ci afin d’en améliorer encore certains aspects.

Cet article a fait l’objet de relecture attentive de la part de Mesdames Vanessa Bilvin et Nathalie Guillod Falconet, ainsi que Monsieur Ivan Barreau. La responsabilité du propos reste la mienne mais qu’elles et il soient chaleureusement remerciés pour leurs remarques.

Nous remercions aussi les Archives de la Ville de Genève dont la riche bibliothèque professionnelle nous a servi pour la rédaction de cet article.

Citer ce billet : “De l’intérêt de la cotation multiple en archivistique”, par Baptiste de Coulon. Publié sur Carnet du SIAr le 22/08/2016. Lien : http://siar.hypotheses.org/59.
  1. Pour le démontrer, voici une liste non-exhaustive des termes les plus utilisés dans la littérature : cadre de classement, plan de classement, code de classification, cote de classement, cadre de cotation, cote intellectuelle, cote de rangement, plan de classification, plan de classification générale (externe au fonds) ou spécifique (interne au fonds), système de classification, langage classificatoire, types de codification, système de cotation, modèle classificatoire, codification, cotation continue. []
  2. Nous renvoyons ici à l’article de Gilles Héon (Gilles Héon, « L’article dans les répertoires : éléments de cotation ou élément de rangement? », Archives 18, no 2, 1986) et à la réponse de Louis Garon (Garon, Louis, « A-t-on besoin d’une nouvelle définition de l’article? », Archives 21, no 1, 1989). []
  3. Louise Gagnon-Arguin, « Les archives, les archivistes et l’archivistique », in Les fondements de la discipline archivistique, Gestion de l’information (Québec: Presses de l’Université du Québec, 1994). p. 31. []
  4. On comprend toutefois rapidement qu’il existe certaines règles tacites. Les archivistes utilisent souvent toutes les lettres de l’alphabet en minuscule et majuscule (bien que certaines recommandations proposent d’éviter d’utiliser le i qui dans sa forme majuscule se distingue mal du l), les chiffres, les signes de ponctuation (point, espace, trait d’union) ainsi que les signes particuliers (dièse, barre oblique, barre oblique inversée, tiret bas). Certains signes sont rares (les points d’exclamation et d’interrogation, le dollar, le paragraphe, les caractères accentués, les parenthèses, les crochets, l’arobase, etc.). []
  5. Conseil international des archives (ICA), « ISAD(G) : Norme générale et internationale de description archivistique – Deuxième édition » (Ottawa, 2000), http://www.ica.org/fr/node/15291 . []
  6. ISO 15511, ISIL : International standard identifier for libraries and related organisations. []
  7. Qui pourra être celui offerts nativement par les logiciels de gestion d’information archivistique. []
  8. Pour le détail voir URL : http://www.helveticarchives.ch/detail.aspx?ID=345946 []
  9. Appelé plan général de classification au Québec (Gilles Héon, « La classification », in Les fonctions de l’archivistique contemporaine, Gestion de l’information (Québec: Presses de l’Université du Québec, 1999), p. 240) []
  10. Appelé plan de classification interne au fonds au Québec (Ibid. p. 240) []
  11. Conseil international des archives (ICA), « ISDF : Norme internationale pour la description des fonctions », 2007, http://www.ica.org/fr/node/15294 . []
  12. Voir à ce propos : Mathias Walter, « Archives de l’environnement et environnement d’archives. Déploiement de la norme de description des fonctions ISDF dans le contexte vaudois et dans le domaine de l’environnement », Informationswissenschaft: Theorie, Methode und Praxis 4, no 1 (12 mai 2016), https://bop.unibe.ch/iw/article/view/2694 . []
  13. Conseil international des archives (ICA), « ISAD(G) : Norme générale et internationale de description archivistique – Deuxième édition » (Ottawa, 2000), http://www.ica.org/fr/node/15291 . []

Baptiste de Coulon

archiviste, conseiller en gestion des documents, coordinateur du Service intercommunal d'archivage (SIAr) depuis sa création en 2009

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